El empresario está obligado específicamente a documentar formalmente el conjunto de acciones preventivas materiales llevadas a cabo en el seno de su empresa como demostración palpable de la realización efectiva del deber empresarial, de acuerdo a lo estipulado en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Este deber de cumplimiento no se agota ni queda modificado por posteriores desarrollos de la norma y la la Inspección de Trabajo y Seguridad Social puede exigir dicha documentación también en soporte informático.Los principales objetivos que persigue la Ley de PRL es establecer, por un lado, el marco necesario en cuanto a derechos y obligaciones en esta materia ofreciendo los cauces y mecanismos para su cumplimiento; fomentar una auténtica cultura de la prevención de riesgos en el trabajo, que asegure el cumplimiento efectivo y real de las obligaciones preventivas y proscriba el cumplimiento meramente formal o material; y, finalmente, reforzar la necesidad de integrar la prevención de los riesgos laborales en los sistemas de gestión de la empresa.

La documentación en PRL, por consiguiente, debe ser una imagen real del sistema preventivo de la compañía y debe contener lo siguiente:

1) Plan de prevención de riesgos laborales

2) Consulta y participación de los representantes legales de los trabajadores

3) Según la actividad de la empresa (relación no exhaustiva):

– Empresas de trabajo temporal

– Construcción

– Radiaciones ionizantes

– Agentes biológicos, agentes cancerígenos y mutagénicos

– Actividades mineras

– Amianto

– Ruido

4) Atendiendo a su sistema de gestión:

– Proyectos de instalaciones y equipos y las correspondientes autorizaciones reglamentarias (reglamentos de seguridad industrial)

– Registros industriales y certificados de Inspección de los organismos de control autorizados en instalaciones y equipos sujetos a reglamentos de seguridad industrial

– Manual de instrucciones de máquinas y equipos de trabajo y declaraciones CE

– Registro de revisiones y comprobaciones de equipos de trabajo

– Certificado de calibración de los equipos utilizados en las mediciones

– Fichas de datos de seguridad de sustancias y preparados peligrosos

– Declaraciones de conformidad CE de los EPI

– Folletos informativos de los EPI

– Justificantes de entrega de los EPI

– Instrucciones de trabajo

– Criterios de aplicación de la señalización de los lugares de trabajo

– Programa de mantenimiento preventivo de instalaciones, máquinas y equipos

– Procedimientos de actuación: orden y limpieza, condiciones generales de los lugares de trabajo, etc.

– Evaluación de riesgos específica en casos de de trabajadores especialmente sensibles, menores o mujeres embarazadas o lactantes

– Documentación a entregar a los delegados de personal, comité de de seguridad y salud y servicio de prevención o trabajador designado

– Actas del comité de seguridad y salud

– Designación del recurso preventivo presencial

– Concierto con el Servicio de Prevención Ajeno

– Memoria del Servicio de Prevención Propio/Servicio de Prevención Mancomunado y dotación (recursos materiales y humanos)

– Formación de los componentes del Servicio de Prevención Propio o Mancomunados y/o del trabajador designado

– Auditoría del sistema